Cahier des charges pour la sélection des organismes évaluateurs accrédités
1 – Contexte et objet de mise en concurrence
En application de l’article L312-8 du Code de l’Action sociale et des familles (CASF), les établissements et services médico-sociaux (ESMS) sont tenus de procéder à des évaluations régulières de leurs activités et de la qualité des prestations qu’ils délivrent, notamment au regard des Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles (RBPP) du secteur social et médico-social.
La démarche d’évaluation portée par la Haute Autorité de Santé (HAS) vise prioritairement à permettre à la personne accompagnée d’être actrice de son parcours, à renforcer la dynamique qualité au sein des établissements et services et à promouvoir une démarche porteuse de sens pour les ESSMS et leurs professionnels.
L’évaluation doit être réalisée par un organisme tiers de l’ESSMS dans le respect du référentiel national d’évaluation unique établi par la Haute Autorité de Santé (HAS).
L’organisme évaluateur doit répondre aux conditions prévues par :
- Le cahier des charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation des ESSM, publié par la HAS le 12 mai 2022
- Le décret n°2002-742 du 28 avril 2022 : il doit notamment figurer sur la liste publiée sur le site internet de la HAS.
Les résultats des évaluations sont transmis conformément aux arrêtés de programmation aux autorités de contrôle et de tarification (ARS et/ou CD) selon les modalités définies par elles, ainsi qu’à la HAS via la plateforme SYNAE.
Le rapport est accompagné du plan d’actions spécifique exigé au regard des résultats associés à l’évaluation des critères impératifs.
Les dispositions du présent cahier des charges ont pour but de présenter les exigences requises par LES PEP 76 auprès de l’organisme évaluateur pour la réalisation de l’évaluation de ses ESSMS, conformément aux exigences de la HAS.
2 – Présentation des PEP 76
Organisme gestionnaire | |
Raison sociale | Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public de la Seine Maritime |
FINESS juridique | 760804641 |
SIRET | 311 472 369 00140 |
Adresse | 4 Rue du Bac – 76000 ROUEN |
Téléphone | 02 35 07 82 10 |
jean-marc.rimbert@lespep76.fr – khaled.djekboubi@lespep76.fr | |
Nature juridique | Association loi 1901 inscrite au RNA sous le n° W763001895 |
Président | Yvon ROBERT |
Directeur Général | Jean-Marc RIMBERT (jusqu’au 30/07) – Khaled DJEKBOUBI (à compter du 25/08/2025) |
L’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public de la Seine Maritime (LES PEP 76) est une association « loi 1901 » créée en 1916 ; elle est membre du réseau PEP, réseau associatif centenaire, rassemblant 101 associations dans un mouvement national de transformation sociale en faveur promouvant l’émergence d’une société véritablement inclusive.
Revendiquant son appartenance au secteur privé non lucratif et plus largement à l’Economie Sociale et Solidaire, notre association affirme et met en action les valeurs historiques des PEP.
Fondée sur les valeurs de laïcité et de solidarité, l’association favorise et complète l’action de l’enseignement public. Elle contribue à l’éducation, à la formation et à l’insertion sociale et professionnelle des enfants, des adolescents et des adultes, tout particulièrement de ceux victimes de la pauvreté et de l’exclusion sociale ou en situation de handicap.
Pour ce faire :
- Elle leur apporte un accompagnement matériel et moral ;
- Elle prend toute mesure leur permettant l’accès aux établissements d’enseignement public, aux établissements qui leur offrent de façon permanente ou temporaire un cadre de vie facilitant leur épanouissement et notamment aux établissements et services adaptés ;
- Elle crée, administre, gère des établissements et services et organise des activités concourant à la réalisation de ces buts ;
- Elle participe au développement local en s’impliquant dans les manifestations à caractère social, culturel ou sportif.
L’activité des PEP se décline en 3 secteurs œuvrant en synergie



3 – Procédure de mise en concurrence
3.1- Périmètre de la mise en concurrence
L’arrêté du Directeur Général de l’ARS de Normandie portant programmation des évaluations de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux relevant du b) de l’article L. 313-3 du code de l’action sociale et des familles pour les années 2023 à 2027, conformément aux articles L. 312-8 et D. 312-204 du même code, en date du 5 octobre 2022, prévoit le dépôt des rapports d’évaluation au 1er janvier 2027 pour les ESMS des PEP 76 suivants :
DITEP L’Eclaircie – 760780403 | CAMSP Beethoven – 760802215 |
DIME PEP2S – 760780098 | CMPP Sévigné – 760780494 |
DIEM Colette Yver – 760781435 | CMPP Kergomard – 76002857 |
DCRA Beethoven – 760780429 | CMPP Victor Hugo – 270000300 |
Le présent cahier des charges a pour objectif de sélectionner le prestataire qui procédera simultanément aux évaluations des 8 ESSMS des PEP 76 présentés ci-après.
* File active « suivis » : 35 – File active « Dépistage » : 100
** Une autoévaluation sur la base du référentiel de la HAS est en cours au moment de la rédaction de ce cahier des charges
3.2- Echéancier de mise en concurrence
Date de publication du CDC | 10/06/2025 |
Date limite pour tous renseignements complémentaires | 30/06/2025 |
Date limite de réception des propositions | 12/09/2025 |
Date d’ouverture des plis et pré-sélection des candidats | 16/09/2025 |
Date de rencontre des candidats | Entre les semaines 39 et 41 |
Date de sélection de l’organisme retenu | 13/10/2025 |
Date de lancement des évaluations | Mai 2026 |
3.3- Modalités de diffusion
L’appel à candidature sera diffusé sur tout support digital public à disposition de l’association (Site internet, Facebook, LinkedIn, …). Le présent cahier des charges sera diffusé via le site internet de l’association accessible depuis l’adresse suivante : www.lespep76.fr.
Suite à ces publications, le cahier des charges sera également envoyé à quelques prestataires identifiés par l’association et la Fédération Générale des PEP.
3.4- Composition du dossier de réponse et modalités d’envoi
- Présentation de l’organisme évaluateur (expérience, valeurs, éthique…) ;
- Liste des références, notamment au sein du réseau PEP, pour des prestations similaires (la distinction devra être clairement faite le cas échéant entre accompagnement à l’auto-évaluation et la réalisation d’évaluations) ;
- Qualifications et expériences des évaluateurs proposés (C.V), en précisant éventuellement les modalités de sélection des évaluateurs par l’organisme évaluateur ;
- Présentation de la méthodologie utilisée qui doit respecter la méthodologie de cotation prévue par le manuel qualité de la HAS.
Liste des pièces à joindre
- Copie de la certification définitive COFRAC ;
- Extrait Kbis datant de moins de 3 mois ;
- Justification d’un contrat d’assurance au titre de la responsabilité civile et de la responsabilité professionnelle en cas de dommage occasionné par l’exécution du marché ;
- Attestation sur l’honneur prévue à l’article 4.4 du présent cahier des charges attestant le respect des délais d’intervention par les intervenants ;
- Attestation sur l’honneur prévue à l’article 4.5 du présent cahier des charges attestant du respect des RGPD par l’organismes évaluateur ;
- Un devis détaillé pour chaque entité
Le dossier de réponse au présent cahier des charges doit être remis par courriel à l’adresse suivante : Khaled.djekboubi@lespep76.fr
La date de l’envoi faisant foi.
3.5- Modalités de sélection de l’organisme évaluateur et contractualisation
Une commission de sélection se réunira au sein de l’association et aura pour mission :
- D’étudier les propositions reçues et de sélectionner le ou les organismes retenus
- De recevoir le ou les organismes sélectionnés (en présentiel ou visioconférence)
- Classer les offres du ou des organismes sélectionnés
- Opérer un choix final pour contractualisation
La commission de sélection sera composée de :
- La Direction Générale
- D’administrateurs (h/f)
- De représentants des Directeurs (h/f)
3.6- Critères de sélection
Les offres parvenues en dehors du délai prévu dans le calendrier mentionné à l’article 3.2 du présent cahier des charges ne seront pas prises en compte.
Afin que l’association soit en mesure de justifier de ses choix auprès de l’ARS de Normandie dans le cadre de la clôture de l’exercice comptable, tel que le prévoit l’article R314-58 du CASF, les offres seront étudiées au regard des critères suivants :
Qualité du dossier technique | Complétude du dossier |
Clarté et compréhension de la prestation proposée | |
Méthodologie | Compréhension et intégration du projet de l’association et de ses valeurs |
Capacité de l’organisme évaluateur à procéder simultanément aux évaluations des 8 ESSMS présentés à l’article 3.1 | |
Présentation des différentes étapes de réalisation de l’évaluation (préparation de l’évaluation sur site, réunion d’ouverture, évaluation sur site, modalités et planification des rencontres et des entretiens avec les différentes parties prenantes, réunion de clôture, élaboration et transmission du pré-rapport et du rapport final) | |
Prise en compte des spécificités et contraintes de chaque établissement et service à évaluer – Echange et coordination entre l’organisme évaluateur et l’association | |
Expérience / adéquation des candidats / composition de l’équipe | Support de présentation de l’organisme évaluateur |
Expérience de l’organisme dans l’évaluation des ESSMS | |
Composition et expérience des équipes d’intervenants | |
Clarté des éléments financiers / rapport qualité-prix | Détail des coûts des différentes étapes de l’évaluation (y compris les temps d’échanges avec les accompagnés traceurs) |
Précision du coût journée/homme | |
Précision du coût des frais de déplacement | |
Détail du nombre de jour sur site et hors site et leur coût | |
Mention des prix en HT et TTC |
3.7- Modalités de contractualisation
L’offre retenue fera ensuite l’objet d’un contrat établi par l’organisme évaluateur.
Ce contrat devra être en conformité avec les préconisations :
- Du cahier des charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation des ESSMS
- Du référentiel et du manuel d’évaluation
- De la procédure d’évaluation des ESSMS.
Ce contrat précisera notamment :
- Les dates des visites d’évaluation
- Leur durée
- Leur coût (incluant les coûts mentionnés dans le tableau ci-dessus)
- Le nom et le profil des intervenants missionnés par l’organisme
- Le planning des visites d’évaluation
- La planification des dates de dépôts des pré-rapport et du rapport définitif
3.8- Notification des résultats
L’association informera par courrier les prestataires qui n’ont pas été retenus.
4 – Dispositions relatives à l’organisme évaluateur
4.1- Accréditation de l’organisme évaluateur
Pour réaliser la mission d’évaluation, l’organisme évaluateur est accrédité́ par le Comité́ Français d’Accréditation (COFRAC) mentionné à l’article 137 de la loi du 04 Août 2008 de modernisation de l’économie.
4.2- Expériences et compétences de l’organisme évaluateur
L’organisme évaluateur justifie d’une pratique régulière en matière d’évaluation des ESSMS et de ses compétences et expériences dans le secteur social et médico-social.
A ce titre, il doit être en activité́ et avoir réalisé́ un minimum de quatre missions d’évaluation en ESSMS en moyenne par an sur un cycle d’évaluation (le cycle s’entend sur 5 ans).
L’organisme évaluateur fournira tout document attestant de son existence (extrait KBIS, statuts…) et de son expérience en matière d’évaluation (liste des ESSMS évalués, engagements contractuels pour la réalisation d’évaluations à venir dans l’année en cours…)
L’organisme évaluateur désigne et qualifie au moins un référent qui doit :
- Être un membre de l’organisme disposant de l’autorité́ pour assumer les responsabilités associées à la fonction ;
- Démontrer une expérience professionnelle d’au moins cinq années dans le secteur social et médico-social (métiers d’encadrement technique et opérationnel en ESSMS, d’auditeur, d’évaluateur ou de qualiticien) ;
- Disposer des compétences nécessaires à l’évaluation de l’organisation des soins dans le secteur médico-social ;
- Disposer des compétences nécessaires à l’évaluation des prestations délivrées par les ESSMS (article L. 312-1 du CASF) au regard du profil des publics accompagnés ;
- Disposer de compétences pédagogiques et d’animation d’équipe ;
- Maîtriser la règlementation applicable aux ESSMS, le référentiel, les méthodes et la procédure d’évaluation des ESSMS publiés par la HAS ;
- Parler et écrire couramment la langue française lors des formations et des évaluations.
- L’organisme évaluateur fournira le CV et tout document attestant des compétences du référent.
4.3- Plateforme SYNAE
L’organisme a l’obligation de transmettre et d’actualiser les informations le concernant, ainsi que celles relatives à ses intervenants à la HAS via la plateforme SYNAE. Il doit donc disposer des moyens d’accès à la plateforme grâce à des installations et équipements adéquats.
4.4- Impartialité et indépendance
En référence à l’article 4.1 du cahier des charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation des ESSMS (HAS, mai 2022), l’organisme évaluateur s’engage à réaliser les évaluations de manière indépendante et impartiale.
L’organisme doit pouvoir démontrer, à tout moment, pour lui-même et ses intervenants mandatés pour l’évaluation des ESSMS, qu’ils interviennent de manière objective et impartiale et qu’ils n’ont pas agi en tant que conseiller (assistance conseil, consulting, coaching) pour l’ESSMS ou l’organisation gestionnaire de l’ESSMS durant les 24 mois précédant la visite et les 12 mois suivants la visite d’évaluation.
Les délais s’entendent à compter de la date de réalisation de la mission d’évaluation des ESSMS considérés, soit le 1er jour de la visite d’évaluation.
Pour ce faire, l’organisme évaluateur produira une attestation sur l’honneur de non-intervention durant ces délais.
L’organisme évaluateur veille à ce que chacun de ses intervenants dans une mission d’évaluation au sein des services et établissements des PEP 76 :
- N’exerce pas son activité professionnelle au sein d’un ESSMS du même département que l’ESSMS évalué ;
- N’exerce pas ou plus, son activité professionnelle depuis cinq années dans l’ESSMS évalué, ni au sein des PEP 76 ;
- N’a pas d’intérêts directs ou indirects depuis cinq années dans l’ESSMS évalué, ni au sein des PEP 76 ;
- N’exerce pas au sein des autorités d’autorisation, de tarification et de contrôle des ESSMS, ni au sein de la HAS.
Pour ce faire, l’organisme évaluateur produira pour chacun des intervenants réalisant l’évaluation au sein des services et établissements des PEP 76 une attestation sur l’honneur garantissant le respect de ses dispositions.
4.5- Confidentialité
L’organisme évaluateur s’engage à ne pas à ne pas céder, dupliquer, divulguer à un tiers, à quelque titre que ce soit, tout ou partie des données recueillies dans le cadre de la mission d’évaluation réalisée dans l’ESSMS, en dehors de ce qui est exigé pour le rapport de visite. Le rapport de visite devra garantir l’anonymat des personnes qui ont pris part à l’évaluation.
Il s’engage à prendre toutes les dispositions pour faire respecter la confidentialité par les membres de son personnel concernés et en assume toutes les responsabilités.
Conformément à l’article 28 du RGPD, le prestataire s’engage à respecter les obligations applicables aux sous-traitants.
Il s’engage à tenir à disposition des PEP 76 les documents nécessaires à la vérification des garanties suffisantes quant au niveau de conformité attendu en la matière.
A minima, le prestataire s’engage à produire une attestation sur l’honneur de respect de ces obligations.
4.6- Propriété intellectuelle
L’ensemble des données appartiennent de manière pleine et entière au commanditaire.
4.7- Intuitu personae
La prestation assurée par l’organisme évaluateur ne pourra pas faire l’objet d’une cession totale ou partielle à titre gracieux ou onéreux par le titulaire.
4.8- Sous-traitance
L’organisme évaluateur s’engage à ne pas sous-traiter ses missions d’évaluation des ESSMS des PEP 76 à quel qu’organisme que ce soit.
5 – Dispositions relatives aux intervenants
5.1- Profil des intervenants
Les intervenants doivent présenter les qualités et compétences suivantes :
- Disposer de qualités relationnelles et d’adaptation aux personnes accompagnées et professionnels rencontrés en ESSMS ;
- Faire preuve de bienveillance et d’écoute pour installer les conditions d’un échange constructif ;
- Disposer d’une bonne communication écrite et orale ;
- Disposer d’une bonne connaissance de la règlementation, de l’organisation et du fonctionnement des ESSMS, ainsi que des profils des publics accompagnés, des process métiers et des types d’accompagnement proposés par les ESSMS ;
- Savoir définir le périmètre d’évaluation et appliquer les critères d’évaluation correspondant à la mission ;
- Conduire les évaluations sur la base des outils et méthodes d’évaluation publiés par la HAS ;
- Vérifier l’exactitude des informations recueillies, se questionner, analyser et rédiger un rapport circonstancié ;
- Savoir travailler en équipe.
Les intervenants doivent également pouvoir justifier de leurs expériences, et notamment doivent :
- Démontrer une expérience professionnelle d’au moins trois années dans le secteur social et médico-social (métier de l’intervention sociale, éducative ou soignante, d’encadrement technique et opérationnel en ESSMS, d’auditeur, d’évaluateur ou de qualiticien) ;
- Être en activité ou avoir cessé d’exercer une activité professionnelle depuis moins de trois ans ;
- Disposer, le cas échéant, des compétences spécifiques nécessaires à l’évaluation de l’organisation des soins pour l’évaluation de la qualité des prestations délivrées dans le secteur médico-social.
L’organisme évaluateur fournira le CV et tout document attestant des compétences des intervenants au sein des ESSMS de l’association.
5.2- Remplacement des intervenants en cours d’exécution du contrat
Le prestataire informe sans délai de tout changement dans les intervenants désignés par le prestataire pour réaliser l’évaluation.
Le cas échéant, des profils équivalents devront alors être proposés et validés par l’association, selon les exigences requises au 5.1.
6 – Relations entre LES PEP 76 et l’organisme évaluateur
6.1- Désignation des interlocuteurs mutuels
Les deux parties s’engagent à désigner dès la signature du présent contrat, des interlocuteurs de part et d’autre, possédant le niveau de responsabilité suffisant pour s’informer régulièrement et diligemment de l’exécution des prestations, objet du présent contrat.
6.2- Conditions d’accès aux établissements ou services, à l’information et aux documents
L’organisme évaluateur s’engage à respecter les règles de conduite et de déontologie applicables aux organismes accrédités et à leurs équipes intervenant à l’occasion de missions d’évaluation.
L’association s’engage à faciliter à l’organisme évaluateur et à ses intervenants, l’accès aux locaux, documents et informations nécessaires à la réalisation de l’évaluation.
6.3- Constats liés à la sécurité des personnes réalisés lors des visites d’évaluation
L’organisme informera Les PEP 76 et les autorités compétentes des faits ou manquements mettant en jeu la sécurité des personnes accompagnées que ses intervenants auraient constatés au cours d’une visite.
7 – Dispositions concernant la méthode, la procédure d’évaluation et le rapport d’évaluation
7.1- Méthode et procédure d’évaluation
Il est attendu de l’organisme évaluateur qu’il :
- Garantisse une méthodologie d’intervention répondant aux outils et méthodes d’évaluation validés et publiés par la HAS (référentiel, manuel et procédure d’évaluation, système d’information dédié) ;
- Constitue des équipes d’au moins deux intervenants pour la réalisation d’une mission d’évaluation en ESSMS, afin d’en garantir la collégialité ;
- Désigne l’un des intervenants membres de l’équipe d’évaluation comme coordinateur de la visite ;
- Séquence les différentes tâches pour que la démarche d’évaluation fasse l’objet d’un diagnostic partagé avec l’établissement/service, afin de s’assurer que les informations recueillies ont bien été interprétées ;
- Elabore un échéancier des différentes étapes pour chaque ESSMS à évaluer ;
- Propose un calendrier réaliste, tenant compte des contraintes liées à l’activité quotidienne de l’établissement ou du service :
- Les visites sur site(s) devront avoir lieu selon le calendrier arrêté conjointement avec le Directeur (h/f) de l’ESSMS évalué.
- Le pré-rapport devra être transmis au plus tard dans le délai d’un mois après la réalisation de la visite sur le site.
- Le rapport définitif devra être communiqué au plus tard dans le délai d’un mois à compter de la réception des observations de l’ESSMS sur le pré-rapport.
- Réalise les différentes séquences prévues par le manuel d’évaluation HAS, à savoir :
- des séquences organisationnelles : séquences communes à toutes les visites d’évaluation (réunion d’ouverture, visite de la structure, débriefing journalier, bilan de fin de visite) ;
- des séquences d’investigations : entretiens à réaliser sur la base des critères d’évaluation applicables à l’ESSMS évalué et des méthodes d’évaluation définies, consultation documentaire et observations.
- Propose un temps d’explication de la procédure d’évaluation et des attendus du référentiel, au Directeur Général, au Référent Qualité de l’association, et aux Directeurs (h/f) des ESSMS concernés par la présente procédure (et autant que de besoin, à leurs équipes)
En amont de chaque mission d’évaluation, l’organisme évaluateur fournira au directeur (h/f) de l’ESSMS concerné :
- La composition de l’équipe d’évaluation qui ne peut être inférieure à deux intervenants ;
- La répartition de leur rôle ;
- Le déroulé de chaque séquence ;
- Le planning de chaque journée d’intervention sur site avec les personnes à rencontrer et les créneaux horaires proposés.
7.2 – Le rapport d’évaluation
La mission d’évaluation doit faire l’objet d’un rapport d’évaluation rédigé sur la base des outils élaborés par la HAS et disponibles par extraction des données enregistrées sur la plateforme SYNAE.
Le rapport d’évaluation produit doit être transmis à l’association LES PEP 76 selon les modalités suivantes :
- Le rapport d’évaluation reprend l’ensemble des éléments d’évaluation du référentiel cotés. Il met en valeur les axes forts, et les axes de progrès identifiés ;
- Il présente une représentation graphique des résultats pour en faciliter la lecture au niveau global, par chapitres et par thématiques ;
- Il fait un focus sur la cotation des critères impératifs ;
- Au plus tard 1 mois après la visite d’évaluation l’organisme évaluateur transmettra aux PEP 76 le pré-rapport de visite ;
- L’association LES PEP 76 disposera alors d’1 mois à compter de la réception du rapport pour rédiger ses éventuelles observations et les retourner à l’organisme évaluateur ;
- L’organisme évaluateur après réception des observations de l’association, procèdera à la clôture du rapport d’évaluation et le communiquera définitivement.
L’association LES PEP 76 pourra signaler à la HAS, via la plateforme SYNAE, tout manquement de l’organisme évaluateur ou de ses intervenants, constaté lors de la visite ou dans le déroulé de la procédure d’évaluation.
8 – Dispositions relatives à la facturation, résiliation et validité du cahier des charges
8.1- Exécution et durée de la prestation
Le présent cahier des charges entrera en vigueur à la date de signature du contrat mentionné à l’article 3.7.
Il se terminera à l’exécution de l’ensemble des prestations d’évaluations réalisées dans le respect des délais cités plus haut.
8.2- Résiliation pour faute ou manquement dans l’exécution du contrat
En cas d’inexécution de tout ou partie de la prestation, le contrat pourra être résilié de plein droit et sans que le prestataire puisse prétendre à des dommages et intérêts. Cette résiliation devra intervenir après une mise en demeure restée infructueuse.
Les retards de remise de travaux au commanditaire constituent un motif de résiliation pour faute ou manquement s’ils sont récurrents.
8.3- Délai de validité des offres
Les candidats restent engagés par leur offre pendant une durée de 3 mois à compter de la date limite de remise des offres.
Le devis devra présenter a minima les éléments suivants et devra intégrer les échanges avec au moins 3 accompagnés traceurs :
Etapes | Nombre de jour/personne | Total | Montant HT | Montant TTC | |
Sur site | Hors site | ||||
Préparation de l’évaluation | |||||
Evaluation sur site | |||||
Rédaction du pré-rapport | |||||
Finalisation du rapport | |||||
Frais de déplacement |
8.5- Modalités de règlement
Le règlement de la prestation sera réalisé comme suit :
- Versement de 10% à la signature de l’offre ;
- Versement de 50% à la remise du pré-rapport d’évaluation ;
- Versement de 40% après remise du rapport final.
9 – Renseignements complémentaires
Pour tout renseignement complémentaire, les candidats peuvent adresser leur demande au Directeur Général des PEP 76 sur l’adresse électronique : jean-marc.rimbert@lespep76.fr ou khaled.djekboubi@lespep76.fr
Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public
4 Rue du Bac – 76000 ROUEN
Tél. : 02 35 07 82 10
siege@lespep76.asso.fr
www.lespep76.fr
